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FAQ zum Dienstfahrrad-Leasing

Auf dieser Seite finden Sie Antworten zu häufig gestellten Fragen rund um das Thema Dienstrad und Fahrrad-Leasing mit dem Bikeleasing-Service.

Grundsätzliches zum Bikeleasing für Mitarbeiter

Was ist Bikeleasing für Mitarbeiter?
Kurz und einfach gesagt haben Sie durch das Bikeleasing die Möglichkeit kostengünstig ein Dienstfahrrad über Ihren Arbeitgeber zu beziehen, welches Sie auch zu 100% privat nutzen dürfen.

Warum ist ein Bikeleasing-Rad günstiger als der Direktkauf?
Das liegt vor allem an den steuerlichen Vorteilen, die sich aus der Dienstwagen-Regelung ergeben.
Beim Bikeleasing ist der Arbeitgeber der Leasingnehmer und überlässt das Rad dem Mitarbeiter zur Nutzung. Entscheidet sich ein Mitarbeiter für ein Dienstrad, entscheidet er sich gleichzeitig dafür einen Teil seines Gehaltsanspruchs in einen Sachbezug umzuwandeln. Dadurch verringert sich das zu versteuernde Einkommen sowohl für ihn selbst und auch für den Arbeitgeber.

Dabei wird der so genannte geldwerte Vorteil für das Dienstfahrzeug (0,5% der auf volle 100 Euro abgerundeten halbierten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers) wieder dem zu versteuernden Gehalt hinzugefügt. Durch das geringere zu versteuernde Einkommen sinken auch die Sozialversicherungsbeiträge, und damit auch entsprechende Leistungen, um einen geringen Anteil (z. B. in der Altersrente). In unserem Vorteilsrechner können Sie sich selbst von der Ersparnis überzeugen.

Was ist eine Gehaltsumwandlung?
Der Begriff Gehaltsumwandlung ist eine Abwandlung des Begriffs Entgeltumwandlung. Hierbei erklärt sich der Mitarbeiter bereit, die Summe X seines vertraglich geregelten Gehalts als Sachbezug (z. B. Dienstrad) über einen definierten Zeitraum (z. B. Leasingdauer) zu erhalten. Da der Sachlohn für die Überlassung des Dienstrades nicht mit der kompletten Leasingrate zu versteuern ist, sondern pauschal über die sogenannte Dienstwagen-Regelung versteuert wird, entsteht ein deutlicher Steuervorteil. Dieser macht die Umwandlung für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber attraktiv. Durch die Gehaltsumwandlung spart sich der Arbeitnehmer einen Teil seiner Lohn- und Sozialversicherungsabgaben ein.

Was bedeutet die sogenannte Dienstwagen-Regelung?
Die Dienstwagen-Regelung beschreibt die Anwendung des § 8 Absatz 2 Satz 2 EStG. Durch den Erlass der Finanzbehörden der Länder vom 23. November 2012 kann die 1%-Regelung, die vorher nur Dienstwagen vorbehalten war, für Dienstfahrräder, Pedelecs und S-Pedelecs angewendet werden. 1% des Bruttolistenpreis des Dienstrades wird dem steuerpflichtigen Lohn aufgeschlagen. Der Arbeitnehmer muss somit lediglich den geldwerten Vorteil versteuern. Die private Nutzung ist dadurch ausdrücklich erlaubt. Der Anfahrtsweg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte muss bei Fahrrädern und Pedelecs nicht versteuert werden.

Hinweis auf Grund der gesetzlichen Anpassung zum 01.01.2019: Gemäß der Neufassung des §37 EstG ist es ab 2019 so, dass der geldwerte Vorteile für Mitarbeiter nicht mehr zu versteuern ist, wenn keine Entgeltumwandlung stattfindet (komplette Übernahme durch den Arbeitgeber). Dies gilt jedoch nur für Fahrräder oder Pedelecs (KEINE S-Pedelecs!), die nach dem 31.12.2018 – also ab dem 01.01.2019 übernommen wurden.

Zudem wird rückwirkend zum 01.01.2019 die Besteuerung des geldwerten Vorteils halbiert von bisher 1% auf 0,5% bemessen am UVP. Die Änderung gilt nur für Neuzulassungen von Fahrrädern, Pedelecs und S-Pedelecs ab dem 01.01.2019 (Radübernahme). Alle Altverträge vor dem 01.01.2019 werden weiterhin mit 1% versteuert.

Kann Zubehör mitgeleast werden?
In das Leasing können alle Zubehörteile aufgenommen werden, die mit dem Dienstrad fest verbunden sind, beispielsweise Schutzblech, Gepäckträger oder Ständer. Auch Anhänger und Kindersitze können als Zubehör gewählt werden. Nicht eingerechnet werden können z. B. Bekleidung, Helme, Körbe, Taschen etc. Falls Sie sich bei einem Zubehörteil nicht sicher sind, ob dieses in das Leasing aufgenommen werden kann, erkundigen Sie sich gern über unser Innendienst–Team. Ein Schloss ist zwingend mitzuleasen.

Welche Fahrräder eignen sich für das Dienstradmodell?
Grundsätzlich sind alle Fahrradarten für das Dienstradmodell geeignet. Allerdings gibt es bei S-Pedelecs gesetzliche Vorschriften und Einschränkungen, weshalb viele Arbeitgeber diese als Dienstrad ausschließen.

Ist der Dienstwagen mit dem Dienstrad kombinierbar?
Ja, zusätzlich zu einem Dienstwagen können auch Diensträder geleast werden.

Sind mehrere Diensträder pro Mitarbeiter möglich?
Grundsätzlich sind auch mehrere Diensträder pro Mitarbeiter möglich. Dies richtet sich jedoch an die zuvor getroffenen Beschränkungen Ihres Arbeitgebers mit dem Bikeleasing-Service.

Ist eine familiäre Nutzung des Dienstrades erlaubt?
Grundsätzlich ja, da Sie als Arbeitnehmer mit Ihrem Arbeitgeber einen Überlassungsvertrag schließen. In diesem vereinbaren beide Parteien u. a., ob Familienmitglieder (z. B. Ehepartner) das Dienstrad ebenfalls nutzen dürfen. Unsere Versicherungspakete „Premium“ und „Premium Plus“ decken eine vereinbarte familiäre Nutzung mit ab.

Welche Fahrradhändler stehen zur Wahl?
Jeder in Deutschland gemeldete Fahrradhändler (insgesamt ca. 4.000 Händler) kann Ihre Leasinganfrage beim Bikeleasing-Service stellen, auch wenn dieser nicht bei uns registriert ist. Die bereits bei uns registrierten Händler können Sie auf unserer Internetseite einsehen.

Wie lange läuft ein Leasingvertrag?
Sie können Ihr Dienstrad über 36 Monate leasen.

Was passiert mit den Rädern am Ende der Leasinglaufzeit?
Wir beabsichtigen den Mitarbeitern 3 Monate vor Laufzeitende ein Angebot zur Übernahme zu unterbreiten. Dieses dürfen wir aus steuerlichen Vorgaben nicht verbindlich Zusagen.

Wo kann man seinen Vertrag einsehen und verwalten?
Hierfür gibt es unsere Bikeleasing App. Die BLS App steht jedem kostenfrei für Android und iOS Geräte zur Verfügung.
In der BLS App erfahren Sie alles zum Thema Bikeleasing-Service. Sie finden auf Anhieb den nächsten Bikeleasing-Service Händler, können Schäden melden oder Ihren Bestandsvertrag verwalten.

Kann man mit einem Bikeleasing-Rad weiterhin die Entfernungspauschale (Werbungskosten) für die Fahrten zur Arbeit geltend machen?
Ja, die Entfernungspauschale für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist grundsätzlich unabhängig vom Verkehrsmittel mit 0,30 €/km zu gewähren (§9 Abs. 1 Nr. 4 EstG). Während bei der Stellung eines Firmen-PKW dieser Anfahrtsweg zunächst zusätzlich mit 0,03 %/km/Monat vom Listenpreis versteuert werden muss, ist dies beim Dienstrad bereits mit 0,5 % vom Listenpreis (UVP) pauschal abgegolten.

Wegversteuerung bei S-Pedelecs neu ab 01.01.2019: Schnelle Pedelecs (S-Pedelecs) werden als Kleinkraftrad klassifiziert und müssen daher mit 0,015 %/km/Monat (vorher 0,03%) vom UVP (analog Dienstwagen) versteuert werden. Die Entfernungspauschale kann jedoch auch bei S-Pedelecs geltend gemacht werden.

Kommen auch ermäßigte Räder für das Bikeleasing in Frage?
Im Prinzip ja. Durch ein reduziertes Rad verringert sich auch die Leasingrate, da diese anhand des Kaufpreises berechnet wird. Allerdings bemisst sich der geldwerte Vorteil – also die Steuerlast für das Dienstfahrrad – immer auf Basis der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers (UVP) und kann sich daher bei stark reduzierten Rädern auf die Gesamtersparnis durch das Leasing-Modell ausschlagen.

Wann kann ich mein Fahrrad/Pedelec beim Fachhändler abholen?
Die Abholung kann erfolgen sobald Sie vom Bikeleasing-Service die Übernahmebestätigung per Mail erhalten haben. Diese wird erst versendet, wenn der Bikeleasing-Service die Freigabe von Ihrem Arbeitgeber für den entsprechenden Leasingvertrag erhalten hat. Die Freigabe seitens des Arbeitgebers wird erst nach Unterzeichnung des Überlassungsvertrages (regelt die Überlassung des Rades zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer) erteilt. Bitte informieren Sie vor Abholung des Rades den entsprechenden Fachhändler, damit dieser das Rad zu Abholung vorbereiten kann.

Grundsätzliches zum Bikeleasing für Arbeitgeber

Kann jeder Arbeitgeber Diensträder anbieten?
Grundsätzlich ja. Allerdings schließen manche Tarifverträge, insbesondere im Bereich des öffentlichen Dienstes, die Einführung des Dienstradmodells auf Basis der Entgeltumwandlung aktuell noch aus. Eine sogenannte „Öffnungsklausel“ für das Dienstrad ist bei vielen Tarifparteien auch auf Landesebene zurzeit aber im Gespräch.

Welche Kosten/Aufwand kommen auf den Arbeitgeber zu?
Als Arbeitgeber können Sie Ihren Mitarbeitenden Bikeleasing kostenneutral anbieten.
Der Verwaltungsaufwand pro Leasingrad ist gering und kann digital über das Bikeleasing-Arbeitgeberportal oder per Mail abgewickelt werden. Das Arbeitgeberportal stellen wir kostenfrei für Ihr Unternehmen zur Verfügung.
Dazu kommt: Durch die Barlohnumwandlung der Leasingraten sinken die Sozialausgaben sowohl für Mitarbeitende als auch für den Arbeitgeber. Aus diesem Grund empfehlen wir Arbeitgebern, mindestens die Versicherungsprämien zu übernehmen. Unsere Erfahrung ist: Je mehr Zuschuss Sie leisten, desto mehr Ihrer Mitarbeitenden werden sich für ein Bikeleasing-Rad entscheiden. Unterstützen Sie deshalb Ihre Mitarbeiter bestenfalls durch die Übernahme der Raten für das Versicherungspaket „Premium“ oder durch einen Zuschuss in beliebiger Höhe.

Welche Regelungen gelten für (nicht) vorsteuerabzugsberechtigte Arbeitgeber?
Da die Leasingraten beim Dienstrad-Konzept immer Betriebsausgaben sind, können vorsteuerabzugsberechtigte Arbeitgeber die enthaltene Umsatzsteuer vom Umwandlungsbetrag abziehen. Das Dienstrad wird daher für Arbeitnehmer günstiger. Bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Arbeitgebern fällt die Dienstrad-Ersparnis entsprechend etwas geringer aus, da hier die Brutto-Leasingrate vom Gehalt einbehalten werden muss.

Präsentiert sich der Bikeleasing-Service auf Firmenevents?
Gemeinsam mit unseren Händlern stehen wir für Ihr Firmenevent oder Ihren Demo-Day zur Verfügung. Wir präsentieren Ihnen die verschiedenen Fahrrad-Typen und beantworten Ihre Fragen rund um das Dienstrad.

Kann ich mich als Arbeitgeber vor Risiken wie z.B. Mitarbeiterkündigung oder Langzeiterkrankung schützen?
Ja, hierzu haben wir entsprechende Versicherungspakete, die diese Risiken abdecken und dadurch das Gesamtrisiko für den Arbeitgeber minimieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie bei den „Informationen zu den Arbeitgeber-Versicherungen“.

Information zu den einzelnen Unterlagen

Was ist der Rahmenleasingvertrag?
Der Rahmenleasingvertrag (RLV) ist die Basis für die Zusammenarbeit mit dem Bikeleasing-Service und den dahinterstehenden Leasinggebern. Er wird zwischen dem Arbeitgeber und dem Leasinggeber (Leasinggesellschaft) abgeschlossen. Der Vertrag regelt u. a. Zahlungsabwicklung, Formalitäten zum Leasing, Vertragslaufzeiten, Versicherung, Datenschutz und Ablauf.

Bitte beachten Sie: Voraussetzung für den Abschluss ist eine positive Bonitätsprüfung. Sie sind zu keiner Mindestabnahmemenge verpflichtet. Selbst das Leasing nur eines Dienstfahrrades ist möglich.

Was ist der Dienstleistungsvertrag?
Der Dienstleistungsvertrag (DLV) wird zwischen dem Arbeitgeber und dem Bikeleasing-Service abgeschlossen. Durch den Dienstleistungsvertrag kann der Arbeitgeber entsprechende Leasingparameter für seine Mitarbeiter festlegen. Diese sind z.B. die Pflichtversicherungen, die maximale Anzahl der Räder pro Mitarbeiter, Mindest- und Maximalpreis, sowie die zugelassenen Händler. Außerdem befreien wir den Arbeitgeber vom Andienungsrecht der Leasinggesellschaft.

Was ist der Einzel-Leasingvertrag?
Der Einzel-Leasingvertrag (ELV) stellt die Leasingvertragsgrundlage zwischen Ihrem Unternehmen und der Leasinggesellschaft dar und wird für jedes einzelne Rad abgeschlossen.

Was ist der Überlassungsvertrag?
Damit der Arbeitnehmer sein persönliches Dienstrad steuerbegünstigt nutzen kann, muss der Arbeitgeber Vertragspartner und somit der Leasingnehmer sein. Der Arbeitgeber schließt dann intern mit seinem Mitarbeiter eine Ergänzung zum bestehenden Arbeitsvertrag in Form eines Überlassungsvertrags zu dem gewählten Dienstrad. In diesem Überlassungsvertrag regeln Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Bedingungen für die Dienstrad-Nutzung und vereinbaren u. a. die monatliche Gehaltsumwandlung.

Was ist die Übernahmebestätigung?
Die Übernahmebestätigung ist die vom Bikeleasing-Service für jedes Rad individuell ausgestellte Abholvollmacht. Mit dieser kann der Arbeitnehmer sein Dienstrad beim Händler abholen. Für die Abholung muss sich der Arbeitnehmer entsprechend ausweisen (durch seinen Personalausweis oder Reisepass). Der Händler und der Mitarbeiter bestätigen jeweils durch ihre Unterschrift den mängelfreien Zustand des Rades. Das Dokument geht über den Fachhändler als Nachweis für die erfolgte Übergabe an den Bikeleasing-Service. Auf der Übernahmebestätigung wird auch das Datum der Übergabe festgehalten. Dieses Datum ist der Startzeitpunkt für das Leasing und den Versicherungsschutz.

Information zu den Rad-Versicherungen

Welchen Versicherungsschutz bietet der Bikeleasing-Service für den Rad-Nutzer?
Der Bikeleasing-Service bietet für den Rad-Nutzer drei Radversicherungen an. Einmal den Vollkasko-Schutz „Premium“, dann die Verschleißversicherung „Premium Plus“ und die Inspektionsversicherung „Inspektion Plus“. Das Versicherungspaket „Premium“ ist bei jedem Leasingvertrag Pflicht, die Versicherungspakte „Premium Plus“ und „Inspektion Plus“ können optional vom Nutzer hinzugebucht werden (evtl. Regelungen vom jeweiligen Arbeitgeber sind hier zu beachten).

Was beinhaltet die „Premium“ Versicherung?
• Diebstahl
• Teilediebstahl
• Elektroschäden
• Materialfehler
• Produktionsfehler
• Konstruktionsfehler
• Akku-Defekt
• Totalschäden
• Unfallschäden
• Sturzschäden
• Unsachgemäße Handhabung
• Vandalismus

Was beinhaltet die „Premium plus“ Versicherung?
• Bremsbeläge
• Bremsscheiben
• Ketten
• Zahnkränze
• Kassetten
• Reifen
• Akkudefekt (s. Klausel)
• Stoßdämpfer

Was beinhaltet die Inspektion plus“ Versicherung?
• Überprüfung von Rahmen, Schaltung, Kette, Riemen, Lenker, Bremsen, Sattel, Federung, Zubehör, Lichtanlage, Tretlager, Räder, Laufräder, Akku, Motor
• Serviceupdates bei E-Bikes

Es sind maximal zwei Inspektionen zu festgelegten Zeiträumen während der Leasinglaufzeit möglich!

Information zu den Arbeitgeber-Versicherungen

Bietet der Bikeleasing-Service für mich als Arbeitgeber einen Versicherungsschutz vor unkalkulierbaren Risiken wie z.B. Kündigung des Mitarbeiters?
Der Bikeleasing-Service bietet am Markt einmalige Lösungen, die so gut wie jedes Risiko aus der Arbeitnehmerüberlassung absichern. Wir bieten drei Arbeitgeber-Versicherungen, die im Folgenden kurz erklärt werden:

1.) Arbeitgeber-Ausfallversicherung Premium: Optionale Zusatzversicherung, die Sie vor Kosten im Falle einer Langzeiterkrankung und im Todesfall des Arbeitnehmers schützt.

2.) Arbeitgeber-Ausfallversicherung Premium Plus (ab 50 Mitarbeitern möglich): Optionale Zusatzversicherung, die Sie vor Kosten im Kündigungsfall und im Falle einer Elternzeit des Arbeitnehmers schützt. Diese Versicherung kann nur in Kombination mit der Arbeitgeber-Ausfallversicherung „Premium“ abgeschlossen werden.

3.) Rechtschutz & Haftpflicht: Schützt den berechtigten Mitarbeiter im Rahmen der Privatnutzung des Dienstrades. Für 1 € monatlich pro Leasingvertrag.

Information zum Leasinglaufzeitende für Mitarbeiter

Was geschieht nach Ablauf der regulären Nutzungsdauer?
Der Bikeleasing-Service benachrichtigt den Arbeitnehmer 12 Wochen vor dem Ende der Überlassung des Rades und fordert zur Rückgabe des Firmenrades, zum Leasinglaufzeitende, auf. In dieser Benachrichtigung wird der Arbeitnehmer auf die Möglichkeit des Erwerbs des Rades nach Ablauf des Überlassungszeitraums informiert.

Der Mitarbeiter ist berechtigt, das Rad am Ende des Leasingzeitraums zum voraussichtlichen Übernahmepreis (von max. 18% des UVPs) von dem Dienstleister zu erwerben, falls ihm diese ein entsprechendes Kaufangebot unterbreiten. Leider kann dieses Kaufangebot nicht verbindlich in den Vertrag mitaufgenommen werden, da dies den Bestimmungen der Leasingerlasse der Finanzverwaltung widerspricht.

Wie läuft die Rückgabe des Firmenrades ab?
Im Falle der Rückgabe des Firmenrades durch den Arbeitnehmer, ist dieser verpflichtet, das Rad an den ausliefernden Händler am Ende des Überlassungszeitraums zurückzugeben.

Das Rad muss bei Rückgabe in einem ordnungsgemäßen und betriebssicheren Zustand sein. Etwaige Kosten zur Wiederherstellung dieses Zustands trägt der Arbeitnehmer.

Was ist bei Rückgabe unter „ordnungsgemäßem“ Zustand zu verstehen?
Ordnungsgemäßer Zustand bedeutet ein dem Alter und normaler Nutzung entsprechender Zustand des Rades. Hierbei kann es sich um kleinere Kratzer oder Verschmutzungen sowie üblichen Verschleiß handeln. Nicht ordnungsgemäß sind z.B. Verschlechterungen durch Unfälle oder unsachgemäße Nutzung bzw. Überladung.

Kann die für ein Fahrrad laufende Nutzungsdauer beendet werden, weil der Mitarbeiter ein neues Fahrrad bestellen möchte?
Eine vorzeitige Beendigung der Nutzungsüberlassung durch den Mitarbeiter und eine Rückgabe des Rades während des vorab definierten Nutzungszeitraums ist grundsätzlich nicht möglich. Dies gilt auch für den Fall, dass der Mitarbeiter ein neues Rad bestellen möchte.

Eine vorzeitige Beendigung des Vertrages ist lediglich durch die Zahlung eines Ablösebetrages möglich, dies ist jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden.

 Information für Selbstständige

Kann ich als Selbstständiger auch ein Dienstfahrrad leasen obwohl keine Gehaltumwandlung stattfindet?
Ja auch Selbständige können über den Bikeleasing-Service ein Dienstfahrrad beziehen, welches auch privat genutzt werden darf.

Lohnt sich für mich als Selbstständigen das Leasing?
Dies ist individuell sehr unterschiedlich und kann nicht allgemein gesagt werden. Grundsätzlich können Sie als Selbstständiger erstmal Ihre Ratenbelastung in unserem Vorteilsrechner ermitteln. Für alle weitere Fragen bzgl. der steuerlichen Anerkennung müssen wir an Ihren Steuerberater verweisen, da in Abhängigkeit von der dienstlichen Nutzung des Leasingrades, dieses auch als Unternehmensausgabe angegeben werden kann.

Was hat sich 2019 steuerlich für mich als Selbstständigen geändert?
Ab 2019 entfällt die Entnahmebesteuerung. Das bedeutet, dass die private Nutzung künftig einkommensteuerfrei ist. Die Umsatzsteuer auf den Privatentnahmeanteil ist jedoch weiterhin abzuführen.

 

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